Einarbeitung in der Hausverwaltung: ein Plan für die ersten zwei Wochen

Von Julius Brechters · Stand: 21. September 2026

Neue Kolleginnen und Kollegen in einer Hausverwaltung müssen viel auf einmal lernen: mehrere Programme, dutzende Objekte, Eigentümer mit eigener Vorgeschichte. Vieles davon steht nirgends, sondern steckt in den Köpfen der erfahrenen Leute. Genau daran hängt, wie lange eine Einarbeitung dauert.

Warum die Einarbeitung in Verwaltungen so lange dauert

• Viele Werkzeuge: Verwaltungssoftware, Onlinebanking, E-Mail, oft noch ein Mieterportal und eine Ablage.
• Jahresaufgaben: Nebenkostenabrechnung, Wirtschaftsplan und Eigentümerversammlung kommen nur einmal im Jahr. Wer im Frühjahr anfängt, sieht sie erst Monate später.
• Wissen im Kopf: Welcher Handwerker für welches Objekt zuständig ist oder welche Eigenheiten eine Anlage hat, steht selten irgendwo.
• Wenig Zeit zum Erklären: Wer einarbeitet, hat nebenbei das eigene Tagesgeschäft.

Vor dem ersten Tag

Die ersten Tage gehen oft damit verloren, dass Zugänge fehlen. Klären Sie deshalb vorher:

• Benutzerkonto in der Verwaltungssoftware mit den passenden Rechten
• E-Mail-Postfach, Telefon, Zugang zur gemeinsamen Ablage
• Rechte im Onlinebanking, zunächst nur zum Lesen
• eine feste Ansprechperson als Pate für die ersten Wochen
• eine Liste der Objekte, die die neue Person betreuen wird, mit den wichtigsten Kontakten

Ein Plan für die ersten zwei Wochen

Woche 1: Überblick und erste Vorgänge mit Begleitung

• Tag 1: Rundgang durch die Programme und die Ablage, Vorstellung im Team, Überblick über die eigenen Objekte.
• Tag 2 und 3: Posteingang und Anfragen von Mietern und Eigentümern gemeinsam mit dem Paten bearbeiten.
• Tag 4 und 5: erste eigene Vorgänge anhand von Arbeitsanweisungen, zum Beispiel eine Schadensmeldung aufnehmen oder einen Mieterwechsel anlegen. Der Pate prüft am Ende.

Woche 2: selbstständig mit Rückfragen

• Rechnungen prüfen und zur Buchung vorbereiten
• Handwerker beauftragen und Termine abstimmen
• Eigentümer schriftlich informieren
• die Jahresaufgaben anhand der vorhandenen Anleitungen kennenlernen, auch wenn sie erst später anstehen

Die zehn Abläufe, die dokumentiert sein sollten

Mit diesen Arbeitsanweisungen deckt eine neue Person einen großen Teil des Alltags ab:

1. Mieterwechsel anlegen
2. Schadensmeldung aufnehmen und Handwerker beauftragen
3. Eingangsrechnung prüfen und buchen
4. Mahnlauf durchführen
5. Kaution anlegen und abrechnen
6. Nebenkostenabrechnung erstellen
7. Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung für eine WEG erstellen
8. Eigentümerversammlung vorbereiten und Einladung versenden
9. Beschluss-Sammlung pflegen
10. Zählerstände erfassen

Wie eine einzelne Anweisung aufgebaut sein sollte, steht in Arbeitsanweisung erstellen: Aufbau, Vorlage und Beispiel.

Was die Einarbeitung spürbar verkürzt

• Anleitungen mit Bildern statt Erklären am Nachbartisch. Die neue Person kann in ihrem Tempo nachklicken und muss nicht für jeden Handgriff fragen.
• Eine Fragenliste, die der Pate einmal am Tag gesammelt beantwortet, statt ständiger Unterbrechungen.
• Rückmeldung nach zwei Wochen: Was fehlte in den Anleitungen? Diese Lücken zu schließen hilft der nächsten neuen Person.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einarbeitung in einer Hausverwaltung?

Das hängt stark von der Erfahrung und der Zahl der Objekte ab. Die Grundlagen des Tagesgeschäfts sind oft nach einigen Wochen da, die Jahresaufgaben kennt man erst nach einem vollen Jahr. Gute Arbeitsanweisungen verkürzen vor allem diesen zweiten Teil.

Wer sollte neue Mitarbeiter einarbeiten?

Am besten eine feste Person als Pate, die die gleichen Objekte oder Aufgaben kennt. Wichtig ist, dass sie dafür im eigenen Tagesgeschäft entlastet wird.

Welche Abläufe sollte man zuerst dokumentieren?

Die, nach denen neue Kollegen am häufigsten fragen, und die, die selten vorkommen und deshalb leicht vergessen werden, etwa die Nebenkostenabrechnung.