Arbeitsanweisung erstellen: Aufbau, Vorlage und Beispiel für die Hausverwaltung

Von Julius Brechters · Stand: 21. September 2026

In fast jeder Hausverwaltung gibt es Abläufe, die nur eine Person wirklich kann. Solange sie da ist, fällt das nicht auf. Eine gute Arbeitsanweisung sorgt dafür, dass der Ablauf auch dann klappt, wenn sie krank ist, im Urlaub oder das Unternehmen verlässt.

Oft wird sie mit der Prozessbeschreibung verwechselt. Die Prozessbeschreibung zeigt, wer in welcher Reihenfolge an einem Vorgang beteiligt ist, etwa beim Mieterwechsel vom Kündigungseingang bis zur Kautionsabrechnung. Die Arbeitsanweisung geht eine Ebene tiefer: Sie erklärt, welche Schaltfläche man anklickt und was man in welches Feld einträgt.

Wann sich eine Arbeitsanweisung lohnt

Nicht jeder Handgriff braucht eine eigene Anleitung. Lohnend ist sie vor allem bei Aufgaben, die

• selten vorkommen, etwa einmal im Jahr: Nebenkostenabrechnung, Wirtschaftsplan, Vorbereitung der Eigentümerversammlung. Bis zum nächsten Mal hat man die Details vergessen.
• fehleranfällig sind, weil ein falscher Verteilerschlüssel oder ein vergessenes Häkchen später viel Arbeit macht.
• von mehreren Personen erledigt werden, sodass jede es ein bisschen anders macht.
• in der Einarbeitung oder Vertretung immer wieder erklärt werden müssen.

Der Aufbau in sechs Teilen

Sieben Regeln für Arbeitsanweisungen, die gelesen werden

1. Mit dem Verb beginnen. „Klicken Sie auf ‚Speichern‘“ statt „Anschließend sollte gespeichert werden“.
2. Namen wörtlich übernehmen. Die Schaltfläche heißt „Abrechnung erstellen“, also steht das auch genau so in der Anleitung. Wer suchen muss, bricht ab.
3. Ein Bild pro Schritt. Ein Bildschirmfoto mit markierter Stelle erklärt mehr als drei Sätze.
4. Platzhalter statt echter Daten. Schreiben Sie „<Objektnummer>“ statt „4711“. Dann passt die Anweisung für jedes Objekt im Bestand.
5. Keine personenbezogenen Daten in den Bildern. Namen von Mietern, IBANs und Beträge gehören geschwärzt, bevor eine Anleitung weitergegeben oder im Intranet abgelegt wird.
6. Kurz halten. Mehr als etwa 15 Schritte sind ein Zeichen, dass es eigentlich zwei Anweisungen sind.
7. Stand und Verantwortlichen nennen. Eine Anleitung ohne Datum wird nach dem nächsten Software-Update still falsch.

Vorlage zum Kopieren

Arbeitsanweisung: <Titel>
Zweck: <Was ist am Ende erledigt?>
Für wen / wann: <Rolle>, <Anlass oder Rhythmus>
Voraussetzungen: <Zugänge, Rechte, Unterlagen>

Schritte
1. Öffnen Sie <Programm> und klicken Sie auf „<Menüpunkt>“.
2. Geben Sie <Platzhalter> in das Feld „<Feldname>“ ein.
3. Prüfen Sie <Wert> und klicken Sie auf „<Schaltfläche>“.
...

Sonderfälle: <Was tun, wenn ...>
Typische Fehler: <Woran erkennt man sie?>
Verantwortlich: <Name>   Stand: <Datum>

Beispiel: Nebenkostenabrechnung für ein Objekt erstellen

So kann das in der Praxis aussehen. Die Menünamen unterscheiden sich je nach Verwaltungssoftware, der Aufbau bleibt gleich.

1. Klicken Sie links auf „Objekte“.
2. Geben Sie die <Objektnummer> ins Suchfeld ein und öffnen Sie das Objekt per Doppelklick.
3. Wählen Sie im Menü „Abrechnung > Abrechnung erstellen“.
4. Stellen Sie den Abrechnungszeitraum auf das <Abrechnungsjahr>.
5. Prüfen Sie für jede Kostenart den Verteilerschlüssel.
6. Klicken Sie auf „Speichern“ und danach auf „Als PDF erzeugen“.

Dazu gehört bei Schritt 5 ein Hinweis auf den typischen Fehler, etwa eine Kostenart, die nach Wohnfläche statt nach Verbrauch verteilt wurde.

Wo die Arbeitsanweisungen liegen sollten

Entscheidend ist ein einziger Ort, den alle kennen: ein gemeinsamer Ordner, das Intranet oder ein Wiki. Benennen Sie die Dateien einheitlich, zum Beispiel „AA Nebenkostenabrechnung erstellen“, damit man sie über die Suche findet. Word eignet sich zum Bearbeiten, PDF zum Abheften, HTML fürs Intranet.

Häufige Fragen

Wie ausführlich muss eine Arbeitsanweisung sein?

So ausführlich, dass jemand ohne Vorwissen die Aufgabe allein erledigen kann. Als Faustregel reicht ein Schritt pro Handlung mit Bild. Wird die Anleitung länger als etwa 15 Schritte, lohnt es sich, sie aufzuteilen.

Wer sollte die Arbeitsanweisung schreiben?

Die Person, die die Aufgabe am besten kann, am besten direkt beim Erledigen. Eine zweite Person sollte sie danach einmal nachklicken. Dabei fallen fehlende Schritte sofort auf.

Wie oft muss man Arbeitsanweisungen aktualisieren?

Immer dann, wenn sich die Software oder der Ablauf ändert, und sonst mindestens einmal im Jahr. Ein Stand-Datum in jeder Anleitung zeigt, wann sie zuletzt geprüft wurde.